Benutzer

Geändert am Mo, 27 Okt um 5:19 NACHMITTAGS

Der Menüpunkt Benutzer vereinigt die ehemaligen Menüpunkte "LDAP-Gruppen" und "Benutzer".

Der Menüpunkt Benutzer in der Benutzerverwaltung von Mandanten, dient der Autorisierung angemeldeter Benutzer innerhalb des Mandanten bzw. innerhalb der Formulare des Mandanten. Konkret werden damit die folgende Ziele verfolgt:

einzelnen Benutzern oder Gruppen von Benutzern Zugriff zur Verwaltungsoberfläche des Mandanten zu geben und deren Berechtigungen innerhalb der Mandanten zu steuern.
Endbenutzern Zugang zu geschützten Formularen oder Teilen von Formulare zu gewähren.

Die Liste der Benutzer stellt also lediglich die Autorisierungen für Benutzer dar. Eine komplette Liste aller Benutzer im System ist in den Systemeinstellungen einsehbar.

Neu erstellte Mandanten enthalten immer bereits eine Autorisierung für einen Benutzer, nämlich die des Mandantadministrators. Siehe Mandanterstellung.

Inhalt

Benutzer hinzufügen

Um dem Mandanten einen Benutzer hinzuzufügen muss auf das Plus-Symbol geklickt werden. Danach erscheint eine Auswahl mit zwei Optionen, denn es gibt zwei Arten eine Autorisierung für Benutzer in Mandanten anzulegen:

Über das Versenden einer Einladung per E-Mail (es wird genau ein Benutzer autorisiert)
Über die Definitation von Benutzerfiltern (es können mehrere Benutzer auf einmal autorisiert werden)

Benutzerkonfigurationen mit Mandantadminstrator-Rolle können nur von Benutzern mit dem Rollenrecht Adminstratoren bearbeiten oder dem SAdmin hinzugefügt werden.

Benutzer per E-Mail einladen

Einalden eines Benutzers per E-Mail

Um einen einzelnen Benutzer zum aktuellen Mandanten einzuladen ist auf Benutzer per E-Mail einladen zu klicken.

E-Mail

Die E-Mail Adresse des Benutzers, welcher zum Mandanten eingeladen werden soll. Es ist lediglich die Angabe der E-Mailadresse des Benutzer nötig. Dabei kann es sich um einen Benutzer handeln, welcher bereits im system registriert ist oder ein komplett neuer Benutzer. In beiden Fällen erhält der Benutzer eine E-Mail mit einem Einladungslink.

Ist die Benutzersuche für das System aktiviert, werden bei der Eingabe der E-Mailadresse Vorschläge basierend auf den Benutzern, die bereits im System existieren, gemacht. Sind LDAP- oder Microsoft Entra ID Login-Dienste für die Verwaltungsoberfläche aktiviert, werden zudem Vorschläge basierend auf LDAP-Servern bzw. der angebundenen Microsoft Entra ID Login-Diensten gemacht.

Auf die weiteren Felder wie Rolle und Benutzergruppe wird im Abschnitt Autorisierungskonfiguration eingegangen.

Durch einen Klick auf Einladen wird die Autorisierung für den Benutzer im Mandanten angelget und diesem wird eine E-Mail mit einem Einladungslink gesendet. Die Einladungslinks haben standardmäßig eine Gültigkeitsdauer von einem Tag. Nach Ablauf dieser Zeit kann der Einladungslink nicht mehr verwendet werden. Es muss ein neuer Link versendet werden. In den Anwendungseinstellungen kann die Gültigkeitsdauer der Einladungslinks konfiguriert werden.

Für das Versenden der Einladungsemails ist ein korrekt konfigurierter E-Mail-Server des Systems Voraussetzung.

Ein per E-Mail eingeladener Benutzer, der die Einladung noch nicht angenommen hat. Auch wenn der Benutzer bereits im System existiert, werden keine Informationen über diesen preisgegeben, bis er / sie die Einladung angenommen haben.

Nach dem die Einladung an den Benutzer versendet wurde, befindet sich die Benutzerkonfiguration im "wartenden" Zustand, bis der Benutzer auf die Einladung reagiert.

Einladungslink kopieren

Über das Zwischenablage-Symbol kann der Einladungslink kopiert werden.

Neue Einladung versenden

Über das Papierflugzeug-Symbol kann eine neue Einladung versendet werden, der Einladungslink der vorherigen Einladungen wird damit ungültig.

Einladung aus Sicht des Benutzers

Wenn ein Benutzer zu einem Mandanten eingeladen wird, muss dieser dem Link in der Einladungsemail folgen. Nach einem Klick auf den Einladungslink wird der Benutzer zur Anmeldung bzw. Registrierung aufgefordert.

Einladung eines bestehenden Benutzers

Der Anmeldungsaufforderung bei Einladungen mit E-Mailadressen, die dem System bekannt sind.

Falls die, für die Einladung verwendete, E-Mailadresse dem System bereits bekannt und einem Benutzer zugeordnet ist, wird der Benutzer gebeten sich mit seinem formcyle-Profil anzumelden.

Einladung eines neuen Benutzers

Der Anmelde- bzw. Registrierungsprozess bei Einladungen mit E-Mailadressen, die dem System unbekannt sind.

Falls die E-Mail Adresse bei der Einladung dem System noch nicht bekannt ist und somit keinem Benutzer zugeordnet werden konnte, wird der Benutzer aufgefordert sich mit einer E-Mailadresse zu Registrieren. Dies muss nicht die E-Mailadresse sein, mit welcher der Benutzer eingeladen wurde. Im Anschluss wird der Benutzer noch dazu aufgefordert seinen Namen und ein Passwort anzugeben um ein neues Profil zu erstellen.

Besitzt der Benutzer bereits ein anderes formcycle-Profil unter einer anderen E-Mailadresse, kann er sich auch mit diesem Profil anmelden, um die Einladung anzunehmen.

Sind für die Verwaltungsoberfläche externe Login-Dienste konfiguriert und der Benutzer ist in Besitz eines Kontos bei einem dieser Login-Dienste, so kann der Benutzer sich ebenso mit diesem Konto anmelden bzw. registrieren.

Einladung annhemen / ablehnen

Nach erfolgreichen Anmeldung bzw. Registrierung kann der Benutzer die Einladung annehmen und erhält dann die zugewiesene Berechtigung innerhalb des Mandanten. Lehnt er die Einladung hingegen ab, wird die Benutzerautorisierung wieder aus dem Mandanten entfernt.

Profilbilder und Vollname von Benutzern sind erst für andere im Mandanten sichtbar, wenn die Einladung vom Benutzer angenommen wurde. Bis zu diesem Zeitpunkt ist lediglich, die für die Einladung verwendete E-Mail sichtbar.

Ob Einladungen von Benutzern explizit angenommen werden müssen, kann durch Systemadminstratoren in den Systemeinstellungen konfiguriert werden.

Nach der Benutzer die Einladung angenommen hat, wird dieser mit Vollnamen und, wenn vorhanden, Profilbild dargestellt.

Benutzerfilter erstellen

Wie Benutzerfilter erstellt werden können, wird im Beitrag Benutzerfilter beschrieben und dargestellt.

Autorisierungskonfiguration

Die Konfiguration der Autorisierung innerhalb von formcycle erfolgt über Rollen und Benutzergruppen.

Übersicht der Benutzerkonfiguration

Rollen

Die Rollen die dem Benutzer innerhalb des Mandanten zugewiesen sind. Rollen bestimmen den Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche des Mandanten und welche Berechtigungen der Benutzer innerhalb des Mandanten hat.

Werden keine Rollen vergeben, erhalten Benutzer keinen Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche des Mandanten. Dies kann explizit erwünscht sein, wenn Endbenutzern bspw. Zugriff zu geschützeten Formularen gewährt werden soll, indem diesen lediglich Benutzergruppen zugeordnet werden.

Die Rollen von Mandantadminstratoren können nur geändert werden, wenn der Benutzer das entsprechende Recht zum Bearbeiten der Administratoren besitzt und wenn es mindestens einen weiteren Mandantadminstrator gibt.

Die eigenen Rollen können nicht bearbeitet werden.

Benutzergruppen

Die Benutzergruppen, welcher der Benutzer zugehören soll. Die Benutzergruppen bestimmen auf welche Postfächer Benutzer im Posteingang Zugriff haben, vorausgesetzt die Benutzer haben Zugriff auf den Posteingang über eine entsprechende Rolle. Außerdem können Benutzergruppen vergeben werden, um Endbenutzern Zugriff zu geschützten Formularen zu gewähren oder um Eigenschaften von Formularelementen wie deren Sichtbarkeit oder Editierbarkeit benutzerabhängig zu konfigurieren.

Zugreifbare Postfächer

Stellt die Postfächer da, auf die im Posteingang zugegriffen werden kann. Auf welche Postfächer zugegriffen werden kann ist abhängig von den Benutzergruppen.

Zugriff bis

Für Benutzer, die nur begrenzten Zugriff auf den Mandanten erhalten sollen, kann ein Enddatum gesetzt werden. Melden sich Nutzer nach dem gesetzten Datum an, wird die Autorisierung durch die Benutzerkonfiguration nicht mehr greifen und somit wird bspw. der Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche des Mandanten verwehrt.

Für Mandantadminstratoren kann kein begrenzter Zugriff konfiguriert werden.

Benutzer bearbeiten / löschen

Generell können einmal angelegte Benutzer wieder gelöscht und bearbeitet werden. Abhängig vom Typ (eingeladene Benutzer oder Benutzerfilter), Umfeld (andere Benutzer) und den Berechtigungen des agierenden Benutzers bestehen allerdings Einschränkungen beim Löschen / Bearbeiten.

Eingeladene Benutzer

Eingeladene Benutzer mit Mandantadminstrator-Rolle:

Bearbeitung: Können nur vom SAdmin bzw. Benutzern mit der Rollenberechtigung Administratoren bearbeiten bearbeitet werden, wenn mindestens ein weiterer Mandantadmin als eingeladener Benutzer existiert.
Löschen: Können nur vom SAdmin bzw. Benutzern mit der Rollenberechtigung Administratoren bearbeiten gelöscht werden, wenn mindestens ein weiterer Mandantadmin als eingeladener Benutzer existiert.

Eingeladene Benutzer ohne Mandantadminstrator-Rolle:

Bearbeitung: Können immer bearbeitet werden.
Löschen: Können immer gelöscht werden.

Sich selbst (Die Konfiguration eines eingeladenen Benutzer, welcher der agierende Benutzer selbst ist):

Es können nur die Benutzergruppen bearbeitet werden.
Der Benutzer kann nicht gelöscht werden.