Export der Dokumente aus allen Vorgängen

Dateien von Vorgängen automatisch exportieren

Mit einem zeitgesteuerten Trigger/Verarbeitungskette können alle Dateien eines Vorgangs regelmäßig oder einmalig automatisiert exportiert werden. – z. B. auf den Server oder in ein WebDAV-Verzeichnis.

Vorgehensweise

1. Workflow des Formulars öffnen

   Öffne das Formular und wechsle in den Workflow.

2. Zeitgesteuerte Verarbeitungskette anlegen

   Erstelle eine neue zeitgesteuerte Verarbeitungskette (Trigger: Datum und Uhrzeit).

   Dieser wird dann automatisch zu dem festgelegten Zeitpunkt ausgeführt.
   Bitte beachten Sie! Vorgänge die bereits eingegangen sind und mit exportiert werden sollen, müssen über den Link "Jetzt auf alle bestehenden Vorgänge anwenden" aktiviert werden, da sonst nur Vorgänge exportiert werden, die nach dem Anlegen des Triggers eingegangen sind.
   Vergeben Sie dann noch einen Zeitpunkt.
   
   

3. Aktion hinzufügen

   Füge eine Aktion z.B. vom Typ „Im Dateisystem speichern“ oder „Speichern mit WebDAV speichern“ hinzu.

4. Dateiauswahl konfigurieren

   • Wählen Sie bei Dateiauswahl: „Vorgangsanhänge mittels Dateinamen suchen“.

   • Wenn Sie alle Dateien exportieren möchten, geben Sie bei Dateiname einfach * ein.

   • Über den Typfilter können Sie einschränken, aus welchem Bereich (z. B. Formularanhänge, Workflow-Dateien) die Dateien exportiert werden sollen.

5. Zielverzeichnis festlegen

   Wählen Sie das gewünschte Zielverzeichnis auf dem Server oder WebDAV-System.

   Über Platzhalter (z. B. ${PROCESS.ID}) in der Ziel-URL können Sie automatisch für jeden Vorgang einen eigenen Ordner anlegen.
   

6. Optional: Weitere Daten speichern

   Zusätzlich können z.B. auch die Formulardaten (z. B. als XML oder PDF) mit abgespeichert werden.

   So liegen alle dann relevanten Daten eines Vorgangs an einem zentralen Ort.

Hinweis zur Performance

Wenn der zeitgesteuerte Trigger ausgeführt wird, kann hohe Systemlast entstehen – insbesondere, wenn viele Vorgänge oder große Dateien exportiert werden.

Planen Sie den Ausführungszeitpunkt daher idealerweise außerhalb der Hauptnutzungszeiten.