Die Benutzerverwaltung in formcycle regelt die Authentifizierung von Benutzern und deren Autorisierung zu bestimmten geschützten Bereichen (Verwaltungsoberfläche) oder Resourcen (Formulare). Beim Zugriff auf geschützte Bereiche oder Ressourcen wird die zugreifende Person zuerst authentifiziert und danach wird deren Autorisierung geprüft, um festzustellen, ob die Person auch Zugriff auf den geschützten Bereich bzw. die geschützte Ressource besitzt.

Inhalt

Authentifizierung

Mit der Authentifizierung wird die Identität einer angemeldeten Person geprüft. In formcycle gibt es eine Reihe von Möglichkeiten Personen zu authentifizieren. Hierfür können eine Reihe von externen Login-Diensten konfiguriert werden. Außerdem steht die interne Systemanmeldung zur Verfügung, welche Benutzer über die Eingabe von E-Mail bzw. Benutzername und Passwort authentifiziert. Welche Authentifizierungsmöglichkeiten in den verscheidenen Kontexten (Verwaltungsoberfläche, Formular- und externer Vorgangszugriff) zur Verfügung stehen ist komplett variabel und kann pro Kontext konfiguriert werden.

Login-Dienste können sowohl in den Systemeinstellungen als auch innerhalb von Mandanten angelget werden. Deren Konfiguration ist dabei grundlegend gleich, allerdings gibt es ein paar Unterschiede in deren Einsatzbereichen.

Mandant-Login-Dienste

Mandant-Login-Dienste können nur im Formularkontext verwendet werden, d.h. sie können nur für den Zugriff an Formularen bzw. deren Status als Authentifizierungsmöglichkeit aktiviert werden.

System-Login-Dienste

System-Login-Dienste können hingegen sowohl im Formularkontext aller Mandanten (Zugriff zu Formularen) als auch als Authentifizierungsmöglichkeit für die formcycle Verwaltungsoberfläche aktiviert werden (siehe Login-Seite). Welche Mandanten einen System-Login-Dienst verwenden dürfen, kann an der Konfiguration des System-Login-Dienst beschränkt werden.

Autorisierung

Die Autorisierung gewährt Zugriff zu geschützten Bereichen bzw. Ressourcen. Ist eine authentifizierte Person also berechtigt auf einen geschützten Bereich bzw. eine geschützte Ressource zuzugreifen, so ist sie dafür autorisiert. Autorisierungen könen für Formulare, einzelne Mandanten oder die Systemeinstellungen konfiguriert werden.

Personen, die lediglich für den Zugriff auf Formulare autorisiert sind, stellen die Endbenutzer dar. Währenddessen Benutzer, die Zugriff auf die Verwaltungsoberfläche erhalten formcycle Benutzer sind. Jeder formcycle Benutzer besitzt ein Benutzerprofil. Im Profil können u.a. formcycle-Präferenzen gespeichert, externe Konten verknüpft und die Autorisierungen in formcycle eingesehen werden.

Formularautorisierung

Über den Zugriffsdialog am Formular kann konfiguriert werden, welche Login-Dienste (und Benutzergruppen) für den Zugriff auf das Formular erforderlich sind. Das Gleiche kann für den externen Zugriff auf bestehende Vorgänge am jeweiligen Status konfiguriert werden. Werden keine Benutzergruppen angegeben, dann ist bereits die Authentifizierung des Benutzers über einen Login-Dienst dessen Autorisierung. Desweiteren kann innhalb eines Formulars an einzelnen Formularelementen konfiguriert werden, welche Benutzergruppen erforderlich sind, damit das Formularelement sichtbar / editierbar ist. Für die Zuordnung von authentifizierten Personen zu Benutzergruppen siehe Mandantautorisierung.

Mandantautorisierung

Authentifizierte Personen können durch Rollenzuweisung eine Autorisierung und somit Zugriff zur Verwaltungsoberfläche von Mandanten erhalten. Durch die Zuweisung von Benutzergruppen kann authentifizierten Personen zusätzlich Zugriff zu Postfächern und Formularen gegeben werden (siehe Formularautorisierung).

Dies kann durch das Einladen einzelner Benutzer zum Mandanten oder durch die Definition von Benutzer-Filtern geschehen. Für weitere Details siehe Benutzer.

Systemautorisierung

Ausgewählten Personen kann außerdem eine Berechtigung zu den Systemeisntellungen gewährt werden. Diese Personen nehmen dann die Rolle eines Systemadministrators ein. Siehe Liste aller Benutzer im System.