Mein Profil

Geändert am Wed, 04 Oct 2023 um 12:37 PM

In vorherigen Versionen gab es den Menüpunkt "Meine Daten", welcher durch den neuen Menpunkt "Mein Profil" abgelöst wurde.

Jeder formcycle Benutzer (Benutzer, die für die Verwaltungsoberfläche autorisiert sind) besitzt ein Profil. Je nach Registrierung und Systemeinstellungen, kann die Profilerstellung automatisch passieren oder der Benutzer wird dazu aufgefordert ein Profil zu erstellen.

Inhalt

Profilmenü

Auf das Profilmenü des angemeldeten Benutzers kann über die Schaltfläche in der rechten oberen Ecke der Verwaltungsoberfläche zugegriffen werden. Hat der Benutzer ein Profilbild hinterlegt, wird die Schaltfläche stattdessen durch das Profilbild und nicht das Symbol dargestellt. Das Profilmenü enthält die folgenden Einträge:

Benutzerinformationen

Zeigt den Anzeigenamen des angemeldeten Benutzers, die derzeit verwendete Anmeldung und, wenn vorhanden, den Benutzernamen des Benutzers.

Sprache

Die Sprache des angemeldeten Benutzers kann hier geändert werden. Die Sprache bestimmt die Darstellung der Verwaltungsoberfläche und wird im Profil des Benutzers gespeichert. Nach der Anmeldung wird die Verwaltungsoberfläche in der Sprache angezeigt, die im Profil gespeichert wurde.

Mein Profil

Öffnet die Oberfläche, um das Profil des angemeldeten Benutzers zu konfigurieren. Siehe Profilübersicht.

Abmelden

Meldet den derzeit angemeldet Benutzer von der Sitzung ab und leitet diesen auf die formcycle Anmeldeseite.

Profilmenü eines per Microsoft Entra ID authentifizierten Benutzers.

Profilübersicht

Die Profilübersicht des angemeldeten Benutzers ist in die folgenden Bereiche eingeteilt: Stamminformationen, Präferenzen, E-Mails, Verknüpfte Konten, Sicherheit und Benutzerinformationen.

Stamminformationen

Im Bereich der Stamminformationen können persönlliche Informationen und der Benutzername geändert werden.

Profilbild

Es kann ein Profilbild hochgeladen werden, welches für andere Benutzer in den Mandanten sichtbar ist.

Personenbezogene Daten

Personliche Daten

Benutzername

Ein optionaler einzigartiger Benutzername, welcher, als Benutzerkennung, für die formcycle Systemanmeldung verwendet werden kann.

Präferenzen

Im Bereich der Präferenzen können Vorlieben im Profil konfiguriert werden.

Standard-Mandant

Ist ein Standard-Mandant ausgewählt, wird der Benutzer nach der Anmeldung immer direkt zur Startseite des gewählten Mandanten geleitet. Zur Auswahl stehen alle Mandanten, zu welchen der Benutzer autorisiert ist. Ist der Benutzer nur zu einem Mandanten autorisiert, dann kann kein Standard-Mandant ausgewählt werden.

Sprache

Die Sprache des angemeldeten Benutzers. Die Sprache bestimmt die Darstellung der Verwaltungsoberfläche und wird im Profil des Benutzers gespeichert. Nach der Anmeldung wird die Verwaltungsoberfläche in der Sprache angezeigt, die im Profil gespeichert wurde.

E-Mails

Im Bereich der E-Mails können die E-Mails des Profil konfiguriert werden. Hier ein Beispielprofil mit einer primären E-Mail und einer noch nicht verifizierten E-Mail.

Im Profil eines Benutzers können mehrere E-Mailadressen hinterlegt werden. Jede hinterlegte E-Mailadresse ist entweder verifiziert oder noch nicht verifiziert. Nur eine verifizierte E-Mail kann als primäre E-Mail verwendet werden.

Sämtliche verifizierte E-Mailadressen können für die Systemanmeldung (Anmeldung mit Passwort) verwendet werden.

Verifizieren von E-Mails

E-Mails wurden durch den Klick auf einen Bestätigungslink, welcher per E-Mail gesende wurde, verifiziert. Beim Hinzufügen einer neuen E-Mailadresse oder bei der Erstellung des Profils wird eine solche E-Mail versendet. Es kann ein neuer Bestätigungslink über die Schaltfläche rechts neben der E-Mailadresse angefordert werden. Durch das Anfordern eines neuen Bestätigungslinks werden alle bereits versendeten Bestätigungslinks ungültig. Die Bestätigungslinks sind nur eine gewisse Dauer gültig bevor sie verfallen. Ein abgelaufener Bestätigungslink kann nicht zur Verifizierung verwendet werden. Es muss ein neuer Bestätigungslink angefordert werden.

Es wird eine Bestätitgungs-E-Mail versendet, mit welcher eine E-Mailadresse verifiziert werden kann.

Profile verbinden

Wenn die E-Mailadresse bereits von einem anderen Profil verwendet wird, kommt es zum Konflikt, denn eine verifizierte E-Mailadresse kann nur einem Profil zugeordnet sein. Nun hat der Benutzer die Möglichkeit, die E-Mailadresse wieder aus dem Profil zu entferenen oder beide Profile zu verbinden. Das Verbinden muss vom anderen Profil bestätigt werden. Dazu wird eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an die primäre E-Mailadresse des zu verbindenden Profils gesendet. Erst nachdem das Verbinden der Profile durch diese E-Mail bestätigt wurde, werden beide Profile zu einem verbunden. Dabei werden sämtliche E-Mailadressen, verknüpfte Konten, relevante Sicherheitseinstellungen sowie Mandantautorisierungen aus beiden Profilen in das verbundene Profil übernommen.

Wird versucht eine E-Mailadresse zu verifizieren, die bereits in einem anderen Benutzerprofil verwendet wird, kommt es zum Konflikt.

Primäre E-Mail

Um sämtliche Profilfunktionen nutzen zu können, muss das Profil über eine bestätigte primäre E-Mailadresse verfügen. Typischerweise wird bei der Profilerstellung eine primäre E-Mailadresse festgelegt. An die primäre E-Mailadresse eines Benutzerprofils werden sämtliche E-Mailbenachrichtigungen im Zusammenhang mit den Profil des Benutzers gesendet (Passwortänderung, Bestätigungsmails, Zwei-Faktor-Authentifizierung, etc.). Nur eine bestätigte E-Mailadresse kann zur primären E-Mailadresse des Profils gemacht werden. Zum Ändern der primären E-Mailadresse muss auf die Schaltflächerechts neben der E-Mailadresse, welche als neue primäre E-Mailadresse festgelet werden soll, geklickt werden. Daraufhin wird eine Bestätigungslink an die derzeitige primäre E-Mail Adresse geschickt, um die Änderung zu bestätigen. Die Bestätigungslinks sind nur eine gewisse Dauer gültig bevor sie verfallen. Ein abgelaufener Bestätigungslink kann nicht für die Änderung der primären E-Mailadresse verwendet werden. Es muss ein neuer Bestätigungslink angefordert werden.

Es wird eine Bestätitgungs-E-Mail versendet, mit welcher eine E-Mailadresse zur primären E-Mail gemacht werden kann.

E-Mail hinzufügen

Über die Schaltfläche "Neue E-Mail hinzufügen" kann dem Profil eine neue E-Mailadresse hinzugefügt werden. Sobald die E-Mailadresse hinzugefügt wurde, wird ein Bestätigungslink an die E-Mailadresse gesendet (siehe Verifizieren von E-Mails). Ist die Option Benutzer können Profile verbinden in den Systemeinstellungen deaktiviert, können nur E-Mails hinzugefügt werden, die noch nicht von anderen Profilen verwendet werden.

E-Mail entfernen

E-Mailadressen können durch einen Klick auf die Mülleimerschaltfläche aus dem Profil entfernt werden. Die primäre E-Mailadresse kann nicht entfernt werden. Um die primäre E-Mailadresse zu entfernen, muss erst eine neue primäre E-Mailadresse bestimmt werden.

Verknüpfte Konten

Im Bereich der Verknüpfte Konten werden alle mit dem Profil verknüpften externen Konten aufgelistet. In diesem Beispiel hat sich der Benutzer mit einem Microsoft Entra ID Konto angemeldet.

Formcycle Profile können mit mehreren externen Konten verknüpft werden. Verknüpfte Konten können zur Anmeldung in formcycle verwendet werden, sodass es nicht nötig ist ein neues Passwort für das formcycle Profil zu vergeben. Welche Konten mit Profilen verknüpft werden können hängt davon ab, welche Login-Dienste für die Verwaltungsoberfläche aktiviert wurden.

Der Bereich listet alle verknüpften Konten auf und stellt für jedes Konto, den Namen des verwendete Login-Dienstes und den Identifikator des Benutzers innerhalb des Login-Dienstes dar. Zusätzlich wird die aktuell verwendete Anmeldemethode markiert (siehe Darstellung).

Der Bereich "Verknüpfte Konten" wird nur dargestellt, wenn der Benutzer externe Konten mit seinem Profil verknüpft hat oder das Verknüpfen von externen Konten durch das System erlaubt ist.

Neues Konto verknüpfen

Wenn das System es erlaubt können Benutzer weitere externe Konten mit ihrem Profil verknüpfen. Dazu muss nur auf die Schaltfläche "Neues Konto verknüpfen" geklickt und einen der verfügbaren Login-Dienste ausgewählt werden. Welche Login-Dienste zur Verfügung stehen, hängt davon ab, welche Login-Dienste für die Verwaltungsoberfläche aktiviert wurden. Nach Auswahl eines Login-Dienstes muss sich der Benutzer mit einem Konto am Login-Dienst anmelden. Hat der Benutzer sich erfolgreich am Login-Dienst angemeldet, wird das externe Konto mit dem Profil des Benutzers verknüpft. Der Benutzer erhält zusätzlich eine E-Mailbenachrichtigung, dass dieses Konto verknüpft wurde. In dieser E-Mail befindet sich auch ein Link zum Entfernen der Kontoverknüpfung, falls dies nicht gewollt oder durch eine unbefugte Person geschehen ist.

Konto-Verknüpfung entfernen

Verknüpfungen zu externen Konten können durch einen Klick auf die Mülleimerschaltfläche entfertn werden. Daraufhin wird dem Benutzer eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an dessen primäre E-Mailadresse gesendet. Erst nach Bestätigung des Entfernens der Kontoverknüpfung wird die Verknüpfung aus dem Profil des Benutzers entfernt. Das verknüpfte Konto der aktuell verwendeten Anmeldung kann nicht entfernt werden. Um dieses zu löschen muss der Benutzer sich mit einem anderen verknüpften Konto oder dem formcycle Passwort anmelden.

Sicherheit

Im Bereich der Sicherheit können sicherheitsrelevante Aspekte des Benutzerprofils konfiguriert werden.

(Neues) Passwort vergeben

Mit einem Klick auf die Schaltfläche (Neues) Passwort vergebenkann ein (neues) Passwort vergeben werden. Daraufhin wird dem Benutzer ein Link zur Neuvergabe des Passwort an die primäre E-Mailadresse gesendet. Durch Folgen des Links, kann ein neues Passwort vergeben werden, welches in Zukunft für die Systemanmeldung (Anmeldung mit Passwort) verwenden kann.

Passwort entfernen

Das Passwort kann auch entfernt werden, die Systemanmeldung (Anmeldung mit Passwort) deaktiviert wird. Dies ist nur möglich, wenn der Benutzer sich über eine anderes verknüpftes Konto angemeldet hat.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Einrichtung sowie der Betrieb der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird hier näher erklärt.

Benutzerinformationen

Im Bereich der Benutzerinformationen werden Informationen zu den Vorgängen des Benutzers sowie dessen Mandantautorisierungen angezeigt.

Meine Vorgänge

Die Anzahl der vom Benutzer erstellten bzw. bearbeiteten Vorgänge werden hier angezeigt.

Meine Mandanten

Sämtliche Mandanten zu denen der Benutzer autorisiert ist, werden hier nagezeigt. Durch Hovern über einem Mandanten erscheinen zusätzliche Informationen zu den Mandantautorisierungen:

Rollen

Welche Rollen dem Benutzer im Mandanten zugeordnet wurden.

Benutzergruppen

Welche Benutzergruppen dem Benutzer im Mandanten zugeordnet wurden. Dabei sind die Bereiche Formularadministration, Postfach & Formular zu unterscheiden.

Formularadministration: Die Benutzergruppen, die der Benutzer im Designer und auf der Formularüberischt hat.

Postfach: Die Benutzergruppen, die der Benutzer im Posteingang hat.

Formular: Die Benutzergruppen, die der Benutzer beim Formularaufruf hat.

Zusätzliche Informationen zu den Mandantautorisierungen erscheinen, wenn mit der Maus darüber gehovert wird.

E-Mailbenachrichtigungen

Formcycle Benutzer können profilbezogene E-Mailbenachrichtungen erhalten. Diese Benachrichtungen werden immer an die primäre E-Mailadresse gesendet. Folgende Benachrichtungen über das Profil des Benutzer existieren:

Passwort ändern

Eine E-Mail mit einem Link zum Ändern des Passworts für die Systemanmeldung.

E-Mailadresse bestätigen

Eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, um die E-Mailadresse zu verifizieren.

Primäre E-Mailadresse ändern

Eine E-Mail an die derzeitge primäre E-Mailadresse mit einem Bestätigungslink, um das Ändern der primären E-Mailadresse zu bestätigen.

Verknüpfung eines externen Kontos

Eine E-Mail, die darüber benachrichtigt, dass ein externes Konto mit dem Profil verknüpft wurde. Die E-Mail enthält einen Link bzw. Anweisungen diese Verknüpfung zu entferen, wenn dies nicht gewollt war.

Entfernen eines verknüpften Kontos

Eine E-Mail mit eine Bestätigungslink, um das Entfernen eines verknüpften, externen Kontos zu bestätigen.

Profile verbinden

Eine E-Mail an die primäre E-Mailadresse des zu verbindenden Profils mit einem Bestätigungslink, um das Verbinden der Profile zu bestätigen.

Profil löschen

Eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, um das Löschen des formcycle Profils zu bestätigen.

Registrierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (per App)

Eine E-Mail mit einem Registrierungslink, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung per Authenticator-App zu einzurichten.

Zwei-Faktor-Authentifizierung deaktivieren

Eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, um das Deaktivieren der Zwei-Faktor-Authentifizierung zu bestätigen.

Zwei-Faktor-Authentifizierungscode

Eine E-Mail mit dem derzeitigen Zwei-Faktor-Authentifizierungscode, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail abzuschließen.

Mandanteinladung

Eine E-Mail mit einem Einladungslink zu einem Mandanten. Siehe Benutzer.