Bestehende Formulare vorbereiten

Geändert am Mo, 18 Aug um 4:04 NACHMITTAGS

Das Benutzerportal kann grundsätzlich auch in einer bestehenden Konfiguration problemlos eingesetzt werden.
Alle bereits vorhandenen Formulare lassen sich über das Portal bereitstellen und stehen dem Endanwender uneingeschränkt zur Verfügung.

Für eine optimale Nutzung des Portals empfiehlt sich jedoch der Einsatz zusätzlicher Aktionen und Ereignisse innerhalb der Workflows. Diese ermöglichen erweiterte Funktionalitäten und bieten dem Endanwender einen spürbaren Mehrwert in der Anwendung.

Die wichtigsten Features im Überblick:

Ereignisse

Jeder Vorgangseintrag im Benutzerportal kann – abhängig vom aktuellen Status sowie den Berechtigungen des jeweiligen Benutzers – mit individuellen Verarbeitungsaktionen versehen werden.
Wird eine dieser Aktionen bzw. Ereignisse ausgewählt, wird automatisch die zugehörige Verarbeitungskette im zugrunde liegenden Workflow ausgelöst.

Neue Ereignisse im Workflow:

Benutzer	Ein Ereignis, das von einem authentifizierten Benutzer extern ausgelöst wird. Zum Beispiel können Endbenutzer dies über ein Endbenutzerportal auslösen. Ein Benutzer kann nur Benutzerereignisse für Vorgänge auslösen, die ihm gehören.
Vorgangsnachricht	Ein Ereignis-Lauscher, das auf neu gesendete Formular-Datensatz-Nachrichten reagiert. Optional kann dieser auf eine bestimmte Nachrichtenquelle beschränkt werden, z. B. auf Nachrichten, die von einem Endbenutzer über ein Portal gesendet werden. Hinweis: Wenn die Workflow-Aktion 'Vorgansnachricht senden' verwendet wird, werden die Verarbeitungsketten, die mit diesem Ereignis-Lauscher verbunden sind, innerhalb der gleichen Workflow-Ausführung ausgeführt, und zwar ganz am Ende des Workflows. Das Versenden einer Nachricht innerhalb einer Verarbeitungskette, die mit diesem Ereignis-Listener verbunden ist, kann zu Endlosschleifen führen. Sobald die Höchstzahl von Aktionen pro Workflow-Ausführung erreicht ist, wird der Workflow mit einem Fehler beendet.
Upload-Anfrage erfüllt	Ein Ereignis-Lauscher, der auf erfüllte Dateianfragen reagiert. Sachbearbeiter können vom Benutzer, der das Formular eingereicht hat, zusätzliche Dateien anfordern, indem sie eine Dateianfrage erstellen. Der Benutzer muss dann die angeforderte Datei oder Dateien hochladen, um die Anfrage zu erfüllen. Dieser Ereignis-Lauscher erlaubt auch, per Platzhalter auf die Daten der Dateianfrage zuzugreifen. Er stellt auch die hochgeladenen Dateien bereit: Dieser Ereignis-Lauscher kann als Dateiquelle für Aktionen ausgewählt werden, die mit diesem Ereignis-Lauscher verbunden sind.

Status

Für jeden Status kann zusätzlich ein eigener Eintrag für die Anzeige in der Vorgangsübersicht des Benutzerportals definiert werden.

Dies ermöglicht eine differenzierte Darstellung – beispielsweise kann ein Status im internen Sachbearbeiterpostfach den Titel „In Prüfung durch Abteilung 2“ tragen, während im Benutzerportal lediglich „Vorgang ist in Prüfung“. angezeigt wird.

Zudem kann der Endanwender-Status optisch individuell angepasst werden – durch die Auswahl von:

einer Hintergrundfarbe,
einer Textfarbe sowie
einem passenden Icon.

Diese visuelle Gestaltung trägt zur besseren Übersicht und Benutzerfreundlichkeit im Portal bei.

Darüber hinaus kann für jeden Status festgelegt werden, ob es sich dabei um einen sogenannten "Endstatus" handelt.

Befindet sich ein Vorgang in einem solchen Endstatus, wird dieser im Benutzerportal gesondert gekennzeichnet.

Hinweis: Bei Endanwender-Status besteht zudem die Möglichkeit, auf definierte Vorlagen zuzugreifen.

Beispiel interner Status:

Beispiel Endanwender-Status:

Aktionen

Durch die Aktivierung der Portalfunktion in formcycle werden neue Aktionen bereitgestellt, die im Rahmen des Workflows verwendet werden können.

Diese ermöglichen unter anderem:

das Starten vorgangsbezogener Unterhaltungen,
das Speichern von Unterhaltungen sowie
das Ändern des Unterhaltungsstatus.

Diese erweiterten Funktionen unterstützen eine effizientere Kommunikation und eine gezielte Steuerung der Vorgangsbearbeitung direkt über das Benutzerportal.