Achtung: Beim Datenexport im Postfach kann keine Reihenfolge der Formularfelder garantiert werden. Benötigen Sie eine gewisse Reihenfolge, verwenden Sie bitte die - wie folgt genannte - formularspezifische Datenansicht im Postfach.

Inhalt

Allgemeine Einstellungen

• Betreff
  Der Betreff eines Formulars ermöglicht die Benamung eingehender Vorgänge im Posteingang. Für den Betreff können Platzhalter verwendet werden. Standardmäßig besteht der Betreff eines Formulars aus dem Formulartitel und der Vorgangs-ID ([%$PROJECT_TITLE%] - [%$RECORD_ID%]).
  
  

• Standardpostfach
  Nach dem Absenden des Formulars, werden die Daten in einem Postfach abgelegt. Wird diesbezüglich keine Einstellung getroffen, werden die Vorgänge im Systempostfach "Zentrales Postfach" gespeichert. Über die Option "Standardpostfach", können sie jedoch ein alternatives Postfach angeben.
  
  

• Statuswechsel im Postfach
  Im Posteingang kann für jeden Vorgang ein Statuswechsel durchgeführt werden, wenn über ein benutzerdefiniertes Ereignis eine Verarbeitungskette angestoßen wird, an deren Ende ein anderer Status gesetzt wird. Ist dies gewünscht, muss die Option "Statuswechsel im Postfach" aktiviert werden. Wird sie nicht aktiviert, stehen im Posteingang keine benutzerdefinierten Ereignisse zur Verfügung.

Endnutzer-Einstellungen

Im Bereich Endnutzer-Einstellungen (z.B. Portal) wird festgelegt, wie Vorgänge und Nachrichten für Endnutzer dargestellt werden und welche Dateien Antragsteller bei einer Upload-Anfrage hochladen dürfen.

• Endnutzer-Betreff
  Dieser Betreff wird den Endnutzern im Portal als Vorgangsbetreff angezeigt. Beim Versenden von Nachrichten aus dem Postfach wird er außerdem als Vorbelegung für den Nachrichtenbetreff verwendet. Hier können i18n-Variablen (Variablen für mehrsprachige Texte) verwendet werden. Diese werden entsprechend der Mandantensprache ersetzt.
  
  

• Endnutzer-Details
  Diese Beschreibung wird den Endnutzern im Portal als Vorgangsdetails angezeigt. Auch hier können i18n-Variablen verwendet werden, die entsprechend der Mandantensprache ersetzt werden.
  
  

• Optionen für Standard-Absendername
  Hier wird die Standardoption für den Absendernamen von Portalnachrichten festgelegt. Zur Auswahl stehen der Benutzername oder ein benutzerdefinierter Name. Vorausgewählt ist die Option Name des Benutzers verwenden.
  
  

• Erlaubte Dateigröße einer Upload-Anfrage (in kB)
  Hier wird die maximale Dateigröße festgelegt, die ein Antragsteller bei einer Upload-Anfrage hochladen kann. Der Wert wird in Kilobyte angegeben.
  
  

• Erlaubte Dateitypen für Upload-Anfragen
  Hier werden die Dateitypen festgelegt, die ein Antragsteller bei einer Upload-Anfrage hochladen kann. Die Dateitypen werden über die Dateiendung angegeben.

Nachrichtendienst-Einstellungen

Mit den Nachrichtendienst-Einstellungen wird festgelegt, ob und wie formcycle eine Nachricht an einen externen Nachrichtendienst versendet. Zur Auswahl stehen der Postkorb der BayernID, der Postkorb der BundID, der ELSTER TransferClient und das ExtensionAPI-Portal. Jeder Bereich ist im Dialog getrennt aufklappbar und wird über die Option Nachricht versenden? aktiviert. Ist kein externer Nachrichtendienst angebunden, können Nachrichten stattdessen per E-Mail versendet werden (siehe Nachrichten als Mail).

Bayern ID Nachrichtendienst Einstellungen

Der Bereich Bayern ID Nachrichtendienst Einstellungen steuert den Versand einer Nachricht an den BayernID Postkorb.

• Nachricht versenden?
  Ist diese Option aktiviert, wird eine Nachricht an den BayernID Postkorb versendet, wenn aus den Formular-Anmeldedaten entsprechende Informationen zu einem BayernID-Postfach-Empfänger ermittelt werden können.
  
  

• Webservice Umgebung
  Pflichtfeld, wenn Nachricht versenden aktiviert ist.
  Die ausgewählte Umgebung bestimmt die Adresse des Webservice-Endpoints und damit das genaue Zielsystem (Produktions- oder Integrationsumgebung), an welches die erstellte Nachricht übermittelt werden soll.
  Diese Einstellung wird nur genutzt, wenn aus den Formularanmeldedaten nicht die konkrete Zielumgebung ermittelt werden kann, beispielsweise wenn nur eine Postkorb-ID definiert wurde.
  
  

• Dienst
  Name des Dienstes, zum Beispiel die Bezeichnung des Fachverfahrens.
  
  

• Absender-Link (veraltet)
  URL des Absenders, wird aktuell nicht mehr durch das BayernID Postfach an der Oberfläche angezeigt.
  

• Emailadresse für Lesebestätigung
  Eine Email-Adresse die benachrichtigt wird, wenn der Empfänger die Nachricht in seinem BayernID-Postfach öffnet.
  
  

• Vertrauensniveau der Anmeldung für Zugriff auf Postkorb-Nachricht weiterreichen?
  Ist diese Option aktiviert, wird das Vertrauensniveau der Anmeldung für den Zugriff auf die Postkorb-Nachricht weitergereicht. Dies bedeutet, wenn ein Nachricht beispielsweise mit dem Vertrauensniveau "Hoch" (Authentifizierung mittels Ausweis) versendet wurde, so muss sich der Bürger auch mit diesem Medium an seinem BayernID-Postfach anmelden, um die Nachricht lesen zu können.

Bund ID Nachrichtendienst Einstellungen

Der Bereich Bund ID Nachrichtendienst Einstellungen steuert den Versand einer Nachricht an den BundID Postkorb.

• Nachricht versenden?
  Ist diese Option aktiviert, wird eine Nachricht an den BundID Postkorb versendet, wenn aus den Formular-Anmeldedaten entsprechende Informationen zu einem BundID-Postfach-Empfänger ermittelt werden können.
  
  

• Webservice Umgebung
  Pflichtfeld, wenn Nachricht versenden aktiviert ist.
  Die ausgewählte Umgebung bestimmt die Adresse des Webservice-Endpoints und damit das genaue Zielsystem (Produktions- oder Integrationsumgebung), an welches die erstellte Nachricht übermittelt werden soll.
  Diese Einstellung wird nur genutzt, wenn aus den Formularanmeldedaten nicht die konkrete Zielumgebung ermittelt werden kann, beispielsweise wenn nur eine Postkorb-ID definiert wurde.
  
  

• Dienst
  Name des Dienstes, zum Beispiel die Bezeichnung des Fachverfahrens.
  
  

• Url des Absenders (veraltet)
  URL des Absenders, wird aktuell nicht mehr durch das BundID Postfach an der Oberfläche angezeigt.

• Emailadresse für Lesebestätigung
  Eine Email-Adresse die benachrichtigt wird, wenn der Empfänger die Nachricht in seinem BundID-Postfach öffnet.
  
  

• Vertrauensniveau der Anmeldung für Zugriff auf Postkorb-Nachricht weiterreichen?
  Ist diese Option aktiviert, wird das Vertrauensniveau der Anmeldung für den Zugriff auf die Postkorb-Nachricht weitergereicht. Dies bedeutet, wenn ein Nachricht beispielsweise mit dem Vertrauensniveau "Hoch" (Authentifizierung mittels Ausweis) versendet wurde, so muss sich der Bürger auch mit diesem Medium an seinem BundID-Postfach anmelden, um die Nachricht lesen zu können. 
  
  

• Antwortadresse (veraltet)
  Hier kann eine E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die als Antwortadresse an das ZBP (Zentrale Bürgerpostfach) übermittelt wird.
  
  

• Referenz / Aktenzeichen
  Die Referenz bzw. das Aktenzeichen zu einem Vorgang. Dieses wird im BundID Postfach an der Nachricht angezeigt.
  
  

• Antwortmöglichkeit bis in ... Tagen
  Diese Option wird im Zuge der Bidirektionalität (Bürger können auf Nachrichten von Sachbearbeitern antworten) genutzt. Sie definiert, wie lange (ab dem Zeitpunkt des Nachrichtenversandes aus formcycle) ein Bürger Zeit hat, auf die Nachricht zu antworten. Nach Ablauf dieser definierten Zeitspanne (in Tage) ist eine Antwortmöglichkeit an der entsprechenden Nachricht im BundID Postfach nicht mehr möglich. Der Standardwert sind 14 Tage.

ELSTER Nachrichtendienst Einstellungen

Der Bereich ELSTER Nachrichtendienst Einstellungen steuert den Versand einer Nachricht an den ELSTER TransferClient.

• Nachricht versenden?
  Ist diese Option aktiviert, wird eine Nachricht an den ELSTER TransferClient versendet, wenn aus den Formular-Anmeldedaten entsprechende Informationen zu einem ELSTER-Postfach-Empfänger ermittelt werden können.
  
  

• Webservice Umgebung
  Pflichtfeld, wenn Nachricht versenden aktiviert ist.
  Die ausgewählte Umgebung bestimmt die Adresse des Webservice-Endpoints und damit das genaue Zielsystem (Produktions- oder Integrationsumgebung), an welches die erstellte Nachricht übermittelt werden soll.
  Diese Einstellung wird nur genutzt, wenn aus den Formularanmeldedaten nicht eine konkrete Zielumgebung ermittelt werden kann, beispielsweise wenn nur eine Postkorb-ID definiert wurde.
  
  

• Url des Absenders
  Definiert die URL des Absenders.

ExtensionAPI Nachrichtendienst Einstellungen

Der Bereich ExtensionAPI Nachrichtendienst Einstellungen steuert den Versand einer Nachricht an das ExtensionAPI-Portal.

• Nachricht versenden?
  Ist diese Option aktiviert, wird eine Nachricht an das ExtensionAPI-Portal versendet, wenn aus den Anmeldedaten entsprechende Informationen zu einem ExtensionAPI-Empfänger ermittelt werden können. 

Nachrichten als Mail

Ist kein externer Nachrichtendienst wie zum Beispiel das Nutzerportal, ELSTER oder BundID angebunden oder eine Zustellung nicht möglich, kann stattdessen der Versand per E-Mail aktiviert werden. Beim Verwenden der Aktion "Postkorb-Nachricht" wird die Nachricht dann per E-Mail an die Empfänger zugestellt.

• Nachrichten als E-Mail behandeln
  Ist diese Option aktiviert, werden Nachrichten per E-Mail versendet.
  
  

• Standard-Portal
  Hier wird das Endnutzerportal ausgewählt, das standardmäßig bei der Befüllung der Platzhalter [%$PORTAL_LINK%] und [%$PORTAL_FORM_RECORDS_LINK%] genutzt wird. Das gilt, sofern das Formular nicht innerhalb eines Portals abgesendet wird.

Einrichten einer formularspezifischen Datenansicht im Postfach

In der Standardansicht des Posteingangs werden alle Vorgänge, auf die ein Nutzer Zugriff hat, dargestellt. Diese Darstellung ist abhängig vom Status des Vorgangs, der Benutzergruppe des Nutzers und den eingestellten Filtern des Posteingangs.

Unter dem Punkt "Formularspezifische Datenansicht im Postfach", wird festgelegt, welche Elemente des Formulars in einer Tabellenansicht im Postfach dargestellt werden. Welche Daten in der Tabellenansicht angezeigt werden sollen, wird durch das Verschieben der Elemente aus der rechten Liste (Verfügbar) in die linke Liste (Im Postfach angezeigt) festgelegt.

Sobald ein Nutzer im Postfach Zugriff auf Vorgänge dieses Formulars erhält, erscheint zusätzlich eine Option zur Anzeige der hier konfigurierten Ansicht. Technische Elemente wie ID, Betreff und Postfach können bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden. Zur Unterscheidung von Formularelementen, welche in diesem Dialog  -Symbole vor Ihren Namen tragen, werden technische Element jeweils durch ein  -Symbol gekennzeichnet.

Wichtiger Hinweis: Nur bei der Nutzung einer MySQL- oder MariaDB-Datenbank werden diese bei aktivierter Checkbox: "Formulardaten verschlüsseln" auch in der Datenbank verschlüsselt gespeichert!

Datenbehandlung

Nach dem Absenden eines Formulars werden die Daten in einer Systemtabelle des Servers mit formcycle abgelegt. Für die formularspezifische Datenansicht im Postfach wird zusätzlich eine Tabelle (pro Formularpostfach) dynamisch erzeugt. In dieser Tabelle werden die über die Konfiguration definierten Datenfelder zusätzlich gespeichert. Der Name der erzeugten Tabelle wird in der Konfigurationsmaske (siehe Abbildung) angezeigt.

Spalten-Alias

Der Spalten-Alias ist verschieden vom Formularfeld-Alias. Initial wird nur der Spaltennamen mit dem Alias des Formularfelds vorbelegt. Wird der Formularfeld-Alias später geändert, geschieht keine automatische Anpassung des Spalten-Alias.

In der linken Liste (anzuzeigende Spalten) kann über das Stift-Symbol ein Alias vergeben werden. Dieser Alias wird dann anstelle des Elementnamens in der formularspezifischen Datenansicht als Überschrift der entsprechenden Spalte angezeigt.

Postfach initialisieren

Wurden Änderungen an der formularspezifischen Datenansicht im Postfach vorgenommen, wird mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern oder Neu initialisieren die formularspezifische Datenansicht (neu) initialisiert. Dieser Prozess kann, abhängig von der Anzahl der Formularvorgänge, mehrere Minuten dauern. Beim Initialisieren werden Änderungen an der Konfiguration neu eingelesen und die dynamisch angelegte Datenbanktabelle wird neu erzeugt. In diesem Prozess wird die dynamisch angelegte Datenbanktabelle geleert und wieder mit den Daten aus der Systemtabelle befüllt. So ist es auch möglich, eine komplett neue Ansicht von Formulardaten des jeweiligen Formulars zu erzeugen.