Das Plugin benötigt mindestens die formcycle Version 8.5.0.

Mit dem CMIS-Migration-Plugin haben Sie die Möglichkeit, Werte in den Workflow-Aktionen „CMIS-Objekt anlegen“ anzupassen, wenn sich im DMS der Datentyp einer Objekteigenschaft geändert hat, zum Beispiel von String auf Integer. Das Plugin sucht alle betroffenen Werte eines Mandanten, Sie ordnen neue Werte zu und migrieren die gewählten Formulare in einem Schritt. Vor jeder Änderung wird eine Workflow-Sicherung angelegt.

Inhalt

Installation

Das CMIS-Migration-Plugin wird über den Plugin-Store in formcycle installiert.

Anschließend muss im Mandanten unter Benutzer > Rollen der gewünschten Rolle das Recht CMIS-Migration ausführen (Gruppe „CMIS-Migration“) gegeben werden. Nach erneuter Anmeldung erscheint im Menü des Mandanten der Eintrag CMIS-Migration. Der Benutzer benötigt zusätzlich das Recht, die betroffenen Formulare zu bearbeiten.

Objekteigenschaften

Im ersten Reiter wird festgelegt, welche Objekteigenschaften einen neuen Datentyp haben. Die Liste ist anfangs leer und gilt nur für die aktuelle Sitzung.

• Objekteigenschaft
  Name der Objekteigenschaft, z. B. demo:documentNumber. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Doppelte Einträge werden als Warnung angezeigt, es gilt der letzte Eintrag.
• Neuer Datentyp
  Der Datentyp, den das DMS jetzt erwartet: INTEGER, DECIMAL, BOOLEAN oder DATETIME.
• Neue Objekteigenschaft
  Fügt eine Zeile hinzu.
• Analysieren
  Prüft die aktive Workflow-Version aller Formulare des Mandanten und öffnet den zweiten Reiter.

Import aus CSV oder Excel

Über Importieren kann eine CSV- oder Excel-Datei (.csv, .xlsx, höchstens 10 MB) eingelesen werden. Der Import ersetzt die Objekteigenschaften. Optional enthält die Datei auch eine Zuordnung von alten zu neuen Werten, die in der Analyse die neuen Werte vorbefüllt. Die erste nicht leere Zeile ist die Kopfzeile, die Spalten werden anhand der Kopfzeile vorgeschlagen.

• Blatt
  Nur bei Excel-Dateien mit mehreren Blättern. Importiert wird nur das gewählte Blatt.
• Objekteigenschaft
  Pflichtangabe. Spalte mit dem Namen der Objekteigenschaft. Zeilen ohne Objekteigenschaft werden übersprungen.
• Präfix
  Wird vor jede Objekteigenschaft gesetzt, die nicht schon damit beginnt. Beispiel: demo: und documentNumber ergeben demo:documentNumber.
• Datentyp aus Spalte / Gleicher Datentyp für alle
  Der Datentyp steht entweder je Zeile in einer Spalte oder gilt für alle Objekteigenschaften der Datei. Zeilen mit dem Datentyp STRING werden übersprungen.
• Alter Wert
  Optional. Spalte mit dem bisherigen Wert in der Aktion. Verglichen wird exakt, mit Groß- und Kleinschreibung.
• Neuer Wert
  Optional. Spalte mit dem Wert, der den alten ersetzt. INTEGER, DECIMAL und BOOLEAN werden beim Import geprüft, DATETIME erst bei der Analyse.

CSV-Dateien dürfen Semikolon, Komma oder Tabulator als Trennzeichen nutzen. Hat ein alter Wert mehrere verschiedene neue Werte, ist er mehrdeutig und wird nicht vorbefüllt. Enthält die Datei Fehler, wird nichts importiert. Die Meldung nennt die betroffenen Zeilen, und die Spalten lassen sich ändern, ohne die Datei neu hochzuladen.

Analyse und Zuordnung

Der zweite Reiter zeigt oben Kacheln für die geprüften Formulare, die Treffer, die Werte zum manuellen Prüfen und die passenden Werte. Treffer sind Werte, die nicht zum neuen Datentyp passen. Sie sind nach Formular gruppiert, jeweils mit Formulargruppe und Anzahl der Treffer.

• Neuer Wert
  Eingabefeld je Treffer. Ein leeres Feld bedeutet: nicht migrieren. Ungültige Werte werden markiert und sperren die Migration ihres Formulars.
• Auf N weitere übernehmen
  Kopiert den Wert in alle leeren Felder mit demselben alten Wert derselben Objekteigenschaft, über alle Formulare hinweg.
• Vorbefüllt / mehrdeutig
  Mit importierter Zuordnung sind die Felder vorbefüllt. Mehrdeutige Werte bleiben leer und sind als „mehrdeutig“ markiert. Die möglichen Werte stehen im Tooltip und müssen von Hand eingetragen werden.
• CMIS-Verbindung
  Unter jeder Aktion steht der Name ihrer CMIS-Verbindung oder „Verbindung nicht gefunden“, falls die Verbindung nicht mehr existiert. Deaktivierte Aktionen sind markiert.

Manuell prüfen

Werte mit Platzhalter wie [%feld%] stehen gesondert unter Manuell prüfen und werden nicht migriert. Hier müssen die Formularfelder und Auswahloptionen im Formular selbst angepasst werden.

Filter und Auswahl

• Formularname / Formulargruppen
  Filtert die Treffer. Der Gruppenfilter erscheint nur, wenn mindestens ein Formular mit Treffern einer Gruppe angehört, und bietet zusätzlich „Ohne Gruppe“.
• Checkbox je Formular
  Wählt das Formular für die Migration aus. Wird ein Wert in ein leeres Feld eingetragen, wird das Formular automatisch ausgewählt.
• Alle angezeigten Formulare zur Migration auswählen
  Wählt nur die Formulare, die der Filter anzeigt.
• Statusleiste
  Zählt die gewählten Formulare und ihre zugeordneten, leeren und ungültigen Werte.

Werden Objekteigenschaften oder Zuordnung nach der Analyse geändert, erscheint ein Hinweis mit Erneut analysieren. Auswahl und eingetragene Werte bleiben erhalten.

Migration starten

Migration starten … öffnet einen Bestätigungsdialog mit den Formularen, ihrer Formulargruppe und der Anzahl der Werte. Während der Migration sollte niemand die betroffenen Workflows im Designer geöffnet haben, da ein späteres Speichern die Migration überschreibt. Jetzt migrieren startet die Migration.

Ergebnis

Der dritte Reiter zeigt Kacheln für migrierte Formulare, ersetzte Werte, übersprungene Formulare und Fehler. Darunter steht je Formular eine Box mit Formulargruppe, Status und den Werten mit altem und neuem Wert. Hat die Aktion bisher einen anderen Datentyp gespeichert, wird die Änderung angezeigt, z. B. STRING → INTEGER.

• CSV-Report herunterladen
  Eine Zeile je Wert mit Formular, Formulargruppe, Task, Aktion, CMIS-Verbindung, Objekteigenschaft, Datentyp, altem und neuem Wert, Status und Meldung. Die Datei lässt sich direkt in Excel öffnen. Der Bericht ist nur bis zum Verlassen der Seite verfügbar.
• Protokoll
  Jedes migrierte Formular und jeder Lauf wird im Protokoll des Mandanten festgehalten, mit allen geänderten Werten und Datentypen.

Ablauf der Migration je Formular

Jedes Formular wird ganz oder gar nicht migriert. Zuerst wird eine Workflow-Sicherung angelegt, die sich im Designer unter „Sicherungen“ wiederherstellen lässt. Mit dem Wert wird auch der Datentyp der Objekteigenschaft in der Aktion auf den neuen Datentyp gesetzt.

• Migriert
  Alle zugeordneten Werte des Formulars wurden ersetzt.
• Übersprungen
  Der Workflow wurde seit der Analyse geändert. Das Formular bleibt unverändert.
• Fehler
  Bei der Migration ist ein Fehler aufgetreten. Das Formular bleibt unverändert, die übrigen Formulare werden trotzdem migriert. Details stehen im Mandant-Protokoll oder im Server-Log.

Gültige Werte je Datentyp

Einschränkungen

• Geprüft und migriert wird nur die aktive Workflow-Version jedes Formulars. Vorlagen werden nicht geprüft.
• Wird ein Workflow im Designer mit einem Stand von vor der Migration gespeichert, überschreibt das die Migration.
• Der Datentyp in der Aktion wird nur für Objekteigenschaften mit mindestens einem ersetzten Wert geändert. Objekteigenschaften, deren Werte schon passen, Platzhalter enthalten oder leer sind, behalten ihren Datentyp und sollten manuell geprüft werden.