8.5.0

Mit der Aktion Vorgangspasswort setzen wird einem Vorgang ein Passwort zugewiesen. Dieses Passwort ermöglicht es berechtigten Personen, über einen Prozess-Link erneut auf einen bereits eingereichten Vorgang zuzugreifen.

Inhalt

Zweck der Aktion

Das Vorgangspasswort schützt den externen Zugriff auf einen einzelnen Vorgang. Nur Personen, die das Passwort besitzen, können den Vorgang über den Prozess-Link öffnen, sofern der externe Zugriff entsprechend konfiguriert ist.

Konfiguration

Name

Interne Bezeichnung der Workflow-Aktion. Der Name dient der besseren Übersicht innerhalb des Workflows und wird auch für den Platzhalter verwendet.

Beschreibung

Optionales Feld zur Dokumentation des Zwecks. Hier kann hinterlegt werden, warum und in welchem Zusammenhang das Vorgangspasswort gesetzt wird.

Passworttyp

Es stehen zwei Varianten zur Verfügung:

Passwort eingeben

Ein fester Wert wird als Vorgangspasswort gesetzt.

Der Wert kann:

• direkt in der Aktion hinterlegt werden
• oder dynamisch aus einem Platzhalter (z.B. Formularfeld) übernommen werden

Damit ist es möglich, der ausfüllenden Person im Formular selbst die Vergabe eines eigenen Passworts zu erlauben. Dazu wird z.B. ein Textfeld im Formular bereitgestellt, dessen wert in der Workflow-Aktion als Passwort referenziert wird. 

Passwort generieren

Das System erzeugt automatisch ein Passwort.

Passwortlänge

Legt fest, wie viele Zeichen das generierte Passwort enthalten soll.

Zeichenoption

Es kann festgelegt werden, welche Zeichentypen im Passwort enthalten sein müssen:

• Buchstaben
• Kleinbuchstaben
• Großbuchstaben
• Ziffern
• Sonderzeichen

Wenn keine der Checkboxen ausgewählt wird, verwendet das System standardmäßig alle aufgeführten Zeichentypen.

Rückgabewert bei erfolgreicher Ausführung

Nach erfolgreicher Ausführung steht folgender Platzhalter zur Verfügung:

[%$<Aktionsname>.RESULT.password%]

Dieser enthält das gesetzte oder generierte Passwort.

Der Wert kann in nachfolgenden Workflow-Schritten weiterverwendet werden, z.B.:

• in einer E-Mail
• in einer Benachrichtigung
• zur Weiterverarbeitung in anderen Aktionen

Voraussetzung für den Zugriff über den Prozess-Link

Damit das Vorgangspasswort beim externen Aufruf eines Vorgangs tatsächlich greift, sind zusätzliche Einstellungen erforderlich:

1. Im betreffenden Status muss ''Externen Aufruf erlauben'' aktiviert sein.
2. Zusätzlich muss die Zugriffsart ''Vorgangspasswort'' ausgewählt werden.

Erst wenn beide Einstellungen gesetzt sind, wird beim Öffnen des Prozess-Links die Eingabe des Vorgangspasswort verlangt.

Ohne diese Konfiguration hat das gesetzte Passwort keine Auswirkung auf den externen Zugriff.

Typisches Einsatzszenario

1. Formular wird abgesendet
2. Vorgangspasswort wird gesetzt oder generiert
3. Prozess-Link wird per E-Mail versendet
4. In einer separaten E-Mail wird das Passwort per Platzhalter verschickt
5. Status ''Eingegangen'' erlaubt externen Aufruf mit Vorgangspasswort
6. Die antragstellende Person kann über den Prozess-Link mit Eingabe des Vorgangspasswortes erneut auf den Vorgang zugreifen