Nachdem im Worklow Verarbeitungsketten ausgeführt worden, endet die Verarbeitung damit, dass der Vorgang in einen Status gelangt. Hierfür können im Designer mehrere Status angelegt und verwaltet werden.  Über den Status kann festgelegt werden, wie auf das Formular zugegriffen werden kann (z.B. nur mit einer Benutzeranmeldung). Im Formulardesigner ist es zudem möglich, bestimmte Elemente in einem Zustand (nicht) verfügbar zu machen oder Eingabeelemente zu sperren. Neben diesen Funktionalitäten können Vorgänge im Postfach z.B. nach ihrem momentanen Status gefiltert werden. Beispielsweise könnten bei einem Umfrage-Formular die Status Eingegangen, in Auswertung, fehlerhafte Angaben und Auswertung fertig existieren.

Inhalt

Systemstatus Eingegangen

Werden Daten von einem Benutzer an den Server mit formcycle gesendet, wird standardmäßig der Status Eingegangen erreicht. Das Löschen dieses Status ist nicht möglich und dieser Status wird automatisch beim Erstellen des Formulars angelegt.

Neuen Status anlegen

Im Workflowdesigner können beliebig viele Status angelegt werden. Dafür befindet sich links im Menü unter Status die Schaltfläche Neuer Status.

Status ans Ende von Verarbeitungsketten setzen

Per Drag&Drop oder durch Auswahl im Menü ist es möglich, Status ans Ende von Verarbeitungsketten zu platzieren. Jede Verarbeitungskette muss in jedem Pfad mit einem definierten Status enden.

Eigenschaften

Einstellungen

Name

Vergeben Sie einen beliebigen Namen für dieses Status. Der Name wird in der Inbox in der Liste der möglichen Status angezeigt. Beispiel: Vorgang archivieren

Beschreibung

Optionale Beschreibung

Vorgänge sind in diesem Status löschbar

Ist diese Option aktiviert, können Vorgänge in diesem Status im Posteingang gelöscht werden.

Formularanmeldung für externen Aufruf

Der (Wieder-)Aufruf von bereits abgesendeten Formularen (auch Vorgänge oder Formularvorgänge genannt) über den sog. Form-Prozess-Link wird als externer Aufruf bezeichnet.

Über diesen Bereich kann konfiguriert werden, welche Personen Formularvorgänge in diesem Status extern über den Form-Prozess-Link aufrufen können. Diese Zugriffsbeschränkung gilt nicht für den Aufruf von Formularvorgängen im Posteingang. Die Autorisierung zu Formularvorgängen im Posteingang geschieht über die Konfiguration der Postfächer.

Der Aufruf von Formularvorgängen im Posteingang dient dazu Sachbearbeiter*innen Zugriff auf die eingegangen Vorgänge zu geben. Der Aufruf über den Form-Prozess-Link ermöglich den externen Zugriff, also bspw. den Zugriff von Antragstellern auf ihre Vorgänge.

Es ist der Aufruf von Formularvorgängen über den Form-Prozess-Link (externer Aufruf) vom Aufruf über den Posteingang zu unterscheiden.

Initial können Formularvorgänge, welche bereits einen Status haben (also nach dem ersten Absenden) nicht extern aufgerufen werden. Dies ist eine Sicherheitseinstellung um zu verhindern bzw. zu steuern, wann ein Formular über den Form-Prozess-Link aufgerufen werden kann. In diesem Fall erscheint die Meldung "Formular nicht gefunden".

Oberhalb der Konfigurationsoptionen gibt es eine Zusammenfassung, welche die konfigurierte Formularanmeldung für den externen aufruf noch einmal in kurzen Worten erläutert.

Erlaube Zugriff für Antragsteller*innen

Ist diese Option aktiviert, erhalten die Antragsteller*innen Zugriff auf ihre abgesendeten Formulare. Dazu wird der Login-Dienst des*der Antragsteller*in im Anmelde-Template angezeigt. Ist keine weitere Option für die Formularanmeldung aktivert, hat nur der*die Antragsteller*in externen Zugriff auf die Vorgänge in diesem Status. Diese Option funktioniert nicht für Personen, die ihre Formulare anonym abgesendet haben oder sich mit einem Formularpasswort angemeldet haben, da für diese Personen keine eindeutige Identifikation möglich ist. In diesem Fall kann kein Login-Dienst im Anmelde-Template für Antragsteller*innen dargestellt werden. Ist lediglich diese Option aktiviert, sind die Vorgänge dieser Personen als nicht über den Form-Prozess-Link zugänglich. Beim externen Aufruf dieser Vorgänge erscheint die Meldung "Formular nicht gefunden". Dies bedeutet auch, dass diese Option nicht greift, wenn das Formular anonymisiert wird.

Da anonyme Antragsteller*innen und Antragsteller*innen, die sich per Formularpasswort angemeldet haben, wie oben beschrieben nicht eindeutig identifiziert werden können, bleibt diesen der externe Zugriff auf ihre Vorgänge verwährt. Um diesen Personen trotzdem den Zugriff auf ihre Vorgänge zu gewähren, kann die Option Erlaube Zugriff für anonyme Antragsteller*innen aktiviert werden. Ist diese Option aktiviert können Vorgänge dieser Personen mit Kentnis des Form-Prozess-Links ohne Anmeldung aufgerufen werden. Diese Option ist mit Bedacht einzusetzen.

Diese Option funktioniert nur mit Formularvorgängen, die ab Version 8 abgesendet wurden.

Authentifiziert

Durch Aktivieren der Authentifizierung, können den Endbenutzern Login-Dienste zur Auswahl gegeben werden, über die diese sich authentifizieren können bzw. müssen. So kann bspw. eine Authentifizierung über einen bestimmten Login-Dienst erzwungen werden. Desweiteren kann der externe Aufruf von Formularvorgängen in diesem Status auf bestimmte formcycle Benutzergruppen beschränkt werden. Dadurch ist es möglich den externen Aufruf noch genauer zu konfigurieren und nur bestimmte Personengruppen zuzulassen bzw. für den Aufruf über den Form-Prozess-Link zu autorisieren. Werden Benutzergruppen für die Beschränkung des Formularaufrufs ausgewählt, müssen Personen, die sich über einen der gewählten Login-Dienste authentifiziert haben, Teil von mindestens einer der gewählten Benutzergruppen sein. Siehe Benutzer für mehr Informationen dazu wie Personen, die sich über konfigurierte Login-Dienste anmelden, Benutzergruppen zugewiesen werden können.