In diesem Video zeigen wir, wie Formulare über spezielle URL-Platzhalter erneut geöffnet werden können – je nachdem, in welchem Kontext der Vorgang weiterbearbeitet werden soll. Dafür stehen drei verschiedene Links zur Verfügung:
form_inbox_link – öffnet den Vorgang direkt im Postfach
form_prozess_link – öffnet das Formular im aktuellen Workflow-Status
form_review_link – zeigt nur das Formular ohne erweiterte Postfachansicht
Im Beispielformular wurden dafür drei Schaltflächen angelegt, die jeweils den passenden Link per E-Mail erzeugen und versenden.
Besonderheiten der Links
form_inbox_link: Öffnet den Vorgang wie gewohnt im Postfach inkl. Daten-, Nachrichten- und Verlaufsreiter.
form_prozess_link:
Standardmäßig darf ein Vorgang nicht erneut über diesen Link geöffnet werden.
Die erneute Öffnung kann jedoch im Workflow-Status individuell erlaubt werden.
Damit eignet sich der Link gut für Genehmigungs- oder Prüfprozesse mit externen Beteiligten.
form_review_link: Öffnet ausschließlich das Formular selbst – ohne die erweiterten Postfachfunktionen.
Sicherheit
Auch wenn Links extern versendet werden, können sie nicht einfach von jedermann geöffnet werden.
Jeder Link enthält eine eindeutige, nicht erratbare ID und ist dadurch nur dem E-Mail-Empfänger bekannt.
Für komplexere Workflows kann der Prozess-Link bei Bedarf auch jedes Mal neu erzeugt werden, sodass er nur einmal gültig ist.
Im Video erklären wir Schritt für Schritt, wie die Links funktionieren, wie sie im Workflow eingesetzt werden und welche Einstellungen notwendig sind, um die gewünschte Zugriffskontrolle zu erreichen.
War dieser Artikel hilfreich?
Das ist großartig!
Vielen Dank für das Feedback
Leider konnten wir nicht helfen
Vielen Dank für das Feedback
Feedback gesendet
Wir wissen Ihre Bemühungen zu schätzen und werden versuchen, den Artikel zu korrigieren
